Tại sao trì hoãn và cách trị đơn giản...

Lý do tại sao trì hoãn #1 – Bạn nghĩ càng gấp thì càng quan trọng

Hãy nhớ lại một khoảnh khắc nào đó bạn trì hoãn một việc gì đó. Có phải lúc đó bạn nghĩ là việc ấy làm sau cũng được không? Khi bạn có những suy nghĩ kiểu như “Còn nhiều thời gian mà, làm sau cũng được”, thì có nghĩa là việc đó chưa thực sự quan trọng với bạn, cho tới khi sắp đến thời hạn thì nó mới trở nên quan trọng.

Nếu đúng như vậy thì bạn đang đánh giá mức độ quan trọng của công việc dựa trên thời hạn của nó. Đúng là việc gì đến tay, chúng ta nên làm ngay, nhưng vậy thì chưa đủ. Thói quen áp dụng một thang đo mức độ quan trọng duy nhất như vậy chính là lý do tại sao trì hoãn, sẽ biến bạn thành một người mà “nước đến chân mới nhảy”.

Những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ đánh giá độ quan trọng của công việc dựa trên giá trị của nó mang lại, hoặc mức độ ảnh hưởng của nó tới các việc khác. Sau cùng mới là mức độ gấp gáp của công việc đó. Từ đó họ có thể phân chia bất cứ công việc nào vào 4 loại sau:

1 – Giá trị lớn, cần làm gấp: Luôn luôn làm trước mọi việc khác.
2 – Giá trị lớn, không gấp: Sẽ sắp xếp thời gian để làm, song phải làm càng sớm càng tốt.
3 – Giá trị nhỏ, cần gấp: Thường họ sẽ cho thư ký làm, chứ hạn chế động tay vào.
4 – Giá trị nhỏ, không gấp: Đây là những việc vô thưởng vô phạt, họ sẵn sàng bỏ qua.

Nhờ đó họ luôn tập trung vào làm những công việc mang lại giá trị lớn, mà chỉ cần nghĩ tới kết quả khi hoàn thành, là đã có cảm hứng dạt dào để thực hiện, nên ít khi họ trì hoãn với các công việc này. Còn các công việc giá trị nhỏ, thì họ sẽ giao cho người khác, nên cũng tránh được trì hoãn. Thật thông minh phải không?

Tùy vào lĩnh vực, tính chất công việc mà việc phân biệt các việc giá trị lớn nhỏ sẽ khác nhau. Vậy làm sao để phân biệt được đâu là việc giá trị lớn? Đâu là việc thực sự quan trọng cần phải làm trước tiên? Chúng sẽ có tính chất như thế nào? Đây là 7 đặc điểm để giúp bạn xác định ra chúng.

1 – Công việc đó giúp ích cho một mục tiêu dài hạn nào đó của bạn.
2 – Công việc đó giúp bạn thăng tiến mau chóng trong sự nghiệp.
3 – Công việc đó mang lại cảm giác hài lòng, thành công lớn.
4 – Công việc đó chỉ bạn mới có thể làm nó tốt nhất.
5 – Công việc đó giúp bạn gia tăng năng lực của mình.
6 – Công việc đó giúp bạn giải quyết một vấn đề lớn, một điều trăn trở.
7 – Công việc mà một ai đó có kinh nghiệm đi trước, bảo rằng nó là quan trọng.

Lý do tại sao trì hoãn #2 – Bạn muốn hoàn tất càng sớm càng tốt

Nghe thật lạ, tại sao trì hoãn lại liên quan tới mong muốn hoàn tất công việc càng sớm càng tốt? Đáng ra mong muốn đó phải thúc đẩy bạn vượt qua trì hoãn để hoàn thành nó chứ. Thật ra điều đó chỉ đúng với những công việc dễ, có thể hoàn thành trong thời gian ngắn, còn hầu hết mọi việc khác thì không hẳn.

Bất cứ một công việc nào để hoàn thành cũng đòi hỏi hai thứ:

1 – Thời gian bạn bỏ ra, tương ứng với khối lượng công việc.
2 – Nỗ lực bạn bỏ ra, tương ứng với độ phức tạp của công việc.

Với những công việc thời gian ít, nỗ lực không nhiều như đánh răng, rửa mặt, v.v… thì chẳng có gì phải trì hoãn. Với những công việc cần ít thời gian, nhưng cần nỗ lực lớn như là hít đất… 100 cái, thì còn tùy động lực lúc đó của bạn cao hay thấp. Sự trì hoãn thường hay xảy ra với những việc đòi hỏi một lượng thời gian lớn để hoàn thành.

Nếu bạn không định lượng được công việc đó cần bao lâu để hoàn thành, mà trong đầu chỉ muốn hoàn thành nó càng sớm càng tốt, thì chắc chắn bạn sẽ gặp rắc rối. Vì sao? Một thói quen cố hữu mà nếu đã đọc các sách của Fususu bạn đã được phân tích kỹ: Bộ não luôn muốn làm gì đó mang lại kết quả nhanh chóng.

Giả sử công việc đó thực tế để hoàn thành cần 18 tiếng làm việc (chia đều mỗi ngày 6 tiếng thì khoảng 3 ngày), nhưng bạn nghĩ trong đầu chắc là nhanh thôi, bạn muốn hoàn tất nó trong 1 ngày. Thực tế, sau ngày đầu tiên vắt kiệt sức lực mà mới hoàn tất 25% công việc, bạn bắt đầu thấy oải, bộ não cảm thấy đau đớn, mệt mỏi.

Chính cảm giác uể oải mệt mỏi khi bạn đang làm (hoặc sau khi một việc gì đó), là nguyên nhân hàng đầu khiến lần tới cứ nghĩ về việc đó là bạn lại muốn trì hoãn, cho tới khi sát thời hạn thì bạn mới dùng hết sự quyết tâm để làm. Còn việc nào dễ như lướt Facebook, xem phim, v.v.. thì cứ lao đầu vào làm trước. Đó là lý do tại sao trì hoãn.

Để “hack” được đặc điểm này của bộ não. Bạn cần phải chia nhỏ công việc mình cần làm ra thành các giai đoạn, và ứng với mỗi giai đoạn lại chia nhỏ ra thành các đầu việc rõ ràng mà chỉ cần 5-10 phút, tối đa là 30 phút là có thể giải quyết xong một đầu việc. Chia nhỏ công việc, và thực hiện chúng bạn sẽ thấy rất khác.

Mỗi lần giải quyết thành công được một nhiệm vụ nhỏ, cảm giác chiến thắng ấy sẽ tạo đà để bạn chinh phục các nhiệm vụ nhỏ tiếp theo, từ đó hoàn thành mục tiêu lớn lúc nào không biết. Thậm chí sau khi làm xong, bạn ngẩng đầu lên và tự hỏi “Ủa, sao người ta có thể trì hoãn được nhỉ?”

Lý do tại sao trì hoãn #3 – Thời điểm thực hiện chưa hợp lý

Có thể việc bạn đang làm một việc đem lại giá trị lớn, và bạn đã chia nhỏ ra để phù hợp với thời gian mình có, nhưng bạn vẫn trì hoãn không làm thì rất có thể là do lý do tại sao trì hoãn thứ #3 này. Người ta nói phong độ có thể nhất thời, nhưng đẳng cấp là mãi mãi. Có thể “đẳng cấp” của bạn thừa sức giải quyết, nhưng bạn lại không làm nó vào lúc bạn “phong độ” nhất.

Trong một buổi Zoom, một độc giả có chia sẻ với Fususu rằng anh rất muốn hoàn thành báo cáo của mình, nhưng lúc đi làm về thì vô cùng mệt mỏi và không muốn làm. Câu trả lời là đương nhiên rồi, máy móc còn cần nghỉ ngơi, chứ huống chi là con người? Bạn làm việc quần quật từ sáng tới tối là lúc nghỉ ngơi, nếu bạn bắt cơ thể làm việc lúc đó, nó đình công là phải.

Giải pháp đơn giản là thay vì cố thức khuya để làm trong trạng thái cơ thể mệt mỏi, hãy ngủ sớm dậy sớm và thực hiện công việc đó vào buổi sáng, khi tinh thần sảng khoái nhất, khi bạn sung sức nhất, mọi việc khó khăn cũng sẽ đều trở nên dễ dàng hơn. Đây cũng là bí quyết giúp Fususu mỗi năm đều xuất bản ít nhất một cuốn sách giá trị.

Bí quyết loại bỏ mọi trì hoãn chỉ trong 5 phút (mỗi ngày)!

Một bí quyết đơn giản, nhưng đã giúp Fususu vượt qua được con Virus trì hoãn rất hiệu quả, để hoàn tất nhiều cuốn sách trong thời gian ngắn. Đó là nguyên tắc 5 phút đầu ngày: Sau khi đánh răng, bạn dành 5 phút để làm một việc gì đó liên quan tới việc quan trọng nhất của bạn, hoặc một công việc bạn đang trì hoãn, bất cứ việc gì cũng được, miễn là liên quan.

Chẳng hạn tôi đang trì hoãn viết một cuốn sách nào đó, thì trong 5 phút tôi có thể: mở bản thảo ra xem, tìm hiểu về cách viết sách hay, mở ra rà lỗi chính tả v.v… Tất nhiên, sau 5 phút đó, nếu thời gian cho phép thì bạn hoàn toàn có thể tiếp tục dành thêm thời gian cho việc đó. Còn nếu không, thì 5 phút là đủ rồi.

Do bạn thực hiện đầu ngày và ngày nào cũng làm (dù chỉ 5 phút) nên dần dần bộ não sẽ tin rằng đó là việc quan trọng, và sẽ tự động tập trung mọi nguồn lực vào đó để giúp bạn thực hiện. Hơn nữa, bộ não có một thói quen là muốn hoàn thiện mọi việc, nên sáng nay bạn đã dành 5 phút để làm trong dang dở, thì rất có thể trong ngày bạn sẽ có thêm cảm hứng để tiếp tục.

Vậy là bạn đã biết 3 lý do tại sao trì hoãn mà rất ít người biết, nhưng lại khiến họ “trì hoãn” một cách sâu sắc rồi!

Bạn còn biết thêm lý do tại sao trì hoãn cũng như giải pháp nào không? Hãy comment nhé!