Cách viết Email để hiệu quả và… không bị ăn mắng...

“Chị rất thích các email của em.” Đó là lời khen mà tôi nhận được từ hồi mới đi làm, có lẽ nhờ biết cách viết Email mà sếp chưa bao giờ mắng tôi trong suốt mấy năm trời, và cũng trao cho nhiều trọng trách. Giờ thì tôi đã làm tự do, không có ai quản, song việc nhận và viết email thì vẫn đều như cơm bữa.

Blog này sẽ bật mí một vài cách viết email hiệu quả, song tất nhiên cũng không gì là đảm bảo 100%, bạn vẫn sẽ bị ăn mắng nếu viết email vô cùng chuyên nghiệp, nhưng lại gửi nhầm địa chỉ. Song ít nhất, thì không ai sẽ phàn nàn được về sự chu đáo và cách xử lý email của bạn.

Cách viết Email #1
Tiêu đề mail, thứ hay bị bỏ qua nhất

Các cụ nói miếng trầu mở đầu câu chuyện, tôi nói tiêu đề mail sẽ mở đầu hoặc kết thúc câu chuyện của bạn ngay lập tức. Nhưng đây lại là nhiều thứ các bạn hay bỏ qua nhất, thi thoảng tôi vẫn nhìn thấy có những email gửi cho mình với tiêu đề “no subject” (không chủ đề)

Việc quên tiêu đề không những gây khó chịu cho người đọc vì chẳng biết email đó nói về cái gì, mà còn gây khó khăn khi tìm kiếm. Nếu cách đây 3 năm bạn gửi tài liệu ABC tới một người với tiêu đề “gửi chị”, đảm bảo bây giờ bạn sẽ không thể tìm ra nổi Email đó, song nếu bạn đặt tiêu đề “gửi chị tài liệu ABC” thì mọi chuyện sẽ khác.

Tiêu đề email có thể ví như một nụ cười, nó sẽ làm nên ấn tượng đầu tiên của bạn. Nên để áp dụng cách viết Email này, bạn hãy luôn nhớ viết một tiêu đề có thể tóm tắt lại nội dung Email, vừa giúp người đọc nhận biết mức độ quan trọng của Email, vừa giúp việc tìm kiếm lại Email sau này trở nên dễ dàng.

Cách viết Email #2
Nội dung mail, đừng mắc bẫy tâm sự

Đầu xuôi đuôi lọt. Cái này đúng với một đứa bé thò đầu ra được song sắt cửa sổ, và lách cả người ra sau. Song Email thì lại khác, tiêu đề mail quyết định người ta có muốn mở Email của bạn hay không, còn độ dài của Email sẽ quyết định xem người ta muốn đọc tiếp tới mức nào.

Với phần nội dung, thì cách viết Email hiệu quả là đừng viết quá dài. Kể cả bạn là sếp to đến mấy đi nữa, thì sau khi trút hết bầu tâm sự dài 3 trang vào email, sẽ không có gì đảm bảo rằng mọi người đều sẽ đọc hết.

Trong môi trường làm việc, thì Email không phải là một công cụ để trút bầu tâm sự. Mà chắc là chỉ có “sự” thôi, chứ khó mà có “tâm” trong đó lắm. Vì ít ai đọc mail, mà lại không mở kèm Facebook, hoặc một loạt những thứ gây xao lãng khác. Tôi thấy Email thường dùng cho ba thứ sau là hiệu quả nhất.

  1. Gửi tài liệu: Nội dung mail có thể nói sơ qua về tài liệu, và các lưu ý dành cho người nhận.
  2. Đặt lịch hẹn: Nội dung mail lúc này là mục tiêu cuộc họp, ngày giờ, địa điểm, các lưu ý khi họp.
  3. Biên bản họp: Lời nói gió bay, hãy tóm những ý chính của cuộc họp, gửi kèm file biên bản chi tiết.

Nếu muốn trao đổi công việc, thì bạn nên sử dụng các công cụ Chát trực tiếp, vấn đề sẽ được giải quyết nhanh hơn. Nếu viết Email xin việc, nội dung mail cũng nên ngắn gọn và gửi đính kèm CV và thư xin việc chi tiết, được thiết kế đẹp, chứ không nên copy nội dung dài vào email.

cách viết email hay là đừng để nội dung mail quá dài bạn nhé!

Cách viết Email #3
Lời chào & chữ ký trong mail

Cha mẹ sinh con, trời sinh tính. Google sinh mail, bạn sinh ra cách viết email. Lời chào và chữ ký trong mail là hai thứ sẽ làm nên phong cách riêng của bạn, tạo ra ấn tượng tốt với người đọc.

Lời chào: Đây là câu đầu tiên trong nội dung mail.

Đôi khi một dòng “Gửi chị Sung,” hoặc “Dear anh Sướng,” thôi cũng đã làm cho người đọc mail cảm thấy Sung Sướng rồi. Ai mà không thích tên mình được gọi chứ? Bạn có thể tham khảo một vài lời chào dưới đây:

  • Lịch sự: Xin chào Nam, Dear Phương
  • Thân thiện: Hi Hoàng, Gửi Hậu
  • Khác biệt: Còn thở không Susu?

Lời chúc: Đây là câu cuối của nội dung mail.

Nếu để ý, bạn sẽ thấy trong hầu hết các bài viết của tôi (và cả mail nữa), thường xuất hiện “Mong tin tốt lành!”. Ngoài việc chúc, nó còn “áp lực” giúp người nhận cố gắng để báo lại tin tốt. Bạn có thể tham khảo một vài lời chúc dưới đây:

  • Lịch sự: Trân trọng,
  • Thân thiện: Thân ái,
  • Khác biệt: Ngủ sung mơ sướng nhé!

Chữ ký: Với Email công ty, thường là bị quy định chữ ký, bạn có thể dùng lời chúc bên trên (ai cấm nhỉ?) nhưng nếu bạn toàn quyền làm chủ chữ ký, thì đây là cơ hội để người khác tìm hiểu thêm về bạn. Bạn có thể đưa các thông tin sau vào chữ ký để tạo ấn tượng:

  • Một câu châm ngôn bạn yêu thích
  • Link một vài website hay dự án của bạn
  • Thông tin liên lạc khác của bạn (ngoài điện thoại, mail)
  • Một câu hỏi lạ. Vd. “Sẽ ra sao nếu không ai biết đếm?”

Bonus: Xử lý email hiệu quả

Nếu công việc của bạn đòi hỏi phải viết Email thường xuyên, thì chắc chắn sẽ khó mà trả lời hết tất cả các email cùng một lúc. Do vậy, tôi phân loại mail theo hệ thống ABCDE của Brian Tracy.

quản lý mail cũng giống quản lý thời gian
  • A – Quan trọng và gấp. Với những mail này thì trả lời càng sớm càng tốt.
  • B – Quan trọng, nhưng không gấp. Bạn có thể trả lời là bạn sẽ đọc kỹ và phản hồi họ vào lúc nào đó (do bạn sắp xếp)
  • C – Trả lời thì tốt, không trả lời cũng chưa sao. Những mail này thì lúc nào rảnh hẵng trả lời.
  • D – Người khác sẽ trả lời tốt hơn bạn. Vậy thì sao không chuyển tiếp (forward) cho họ và bạn rảnh tay?
  • E – Thông tin không liên quan (quảng cáo v.v….) Cách tốt nhất không phải là xóa, mà là mở nó ra, kéo xuống dưới cùng và bấm nút “unsubscribe” (ngừng nhận tin), nếu không thấy thì hẵng bấm spam.

 Để không lỡ những mail quan trọng

Hãy hình dung, bạn mới đi du lịch về. Sếp mặt nghiêm trọng, “Chơi vui quá nhỉ, không thấy reply mail XYZ của anh?”

Bạn bần thần cả người, “Ơ, em có thấy sếp gửi gì đâu? Tưởng sếp thả em đợt du lịch này?”

“Ai bảo thế? Nhìn đây này!”

Sếp cho bạn xem hòm email của sếp. Ở phần thư đã gửi (email sent) đúng là có một email được gửi tới địa chỉ của bạn với nội dung khá quan trọng.

Bạn lập tức vào mail, search nội dung mail đó nhưng không hiểu sao không thấy. Chỉ cho tới khi một đồng nghiệp mỉm cười, và ngỏ ý muốn giúp bạn.

Ở mục search, cô ấy gõ chữ ”from: myboss@gmail.com” và enter. Thật kỳ diệu, cái email đó đã hiện ra! Sau đó cô bé tốt bụng ấy đã hướng dẫn một mẹo tuyệt vời. Đó là :

  1. Sau khi search “from:myboss@gmail.com” thì bấm nút more
  2. Chọn create filter, chọn tiếp create filter with this search
  3. Tick vào skip inboxapply Label 
  4. Có thể tick thêm “also apply filter to  matching…”
  5. Chọn choose label, create new label
  6. “my boss”
  7. Enter !
các bước tạo filter cho mail :)

Lập tức sau đó tất cả những mail đã nhận, và sẽ nhận trong tương lai từ địa chỉ email sếp sẽ được đưa vào một mục riêng ở góc trái tương tự như inbox có tên “my boss” và bạn sẽ không bao giờ lỡ mất email nào cả.

Chú ý: Nếu bạn vừa muốn thư xuất hiện trong inbox, vừa muốn xuất hiện trong mục riêng… thì chỉ cần đừng tích vào cái skip inbox là được nhé.

Kể từ 2018, mỗi lần bạn mở thành công 1 email của FuSuSu, bạn sẽ được cộng điểm tích cực để tham gia chương trình trúng tặng sách tại đây. Nên ngay bây giờ, hãy thử vào hòm mail của bạn và tìm kiếm với từ khóa “from:fususu” mà xem, tôi tin là bạn sẽ ngạc nhiên vì đã bỏ lỡ khá nhiều món quà thú vị đấy.

Theo thống kê trên hệ thống gửi Email của tôi, thì có 70%-80% số người đã nhận được Email mà không biết mình đã nhận, tôi không muốn bạn nằm trong số đó và bỏ lỡ nhiều quà tặng thú vị!

cách viết email hay và dùng elasticemail để gửi mail hàng loạt

Nhiều bạn hỏi FuSuSu sử dụng cách nào để gửi được Email cho hàng chục ngàn độc giả thế, thì câu trả lời là ElasticeMail nhé. Giá cả phải chăng, sử dụng đơn giản, hiệu quả cao.



Lý do là nhiều người đăng ký, nên tôi buộc phải đầu tư hệ thống gửi email, tuy tiện lợi song thường bị gmail lọc vào tab promotion (quảng cáo). Do vậy, nếu bạn không muốn lỡ bất cứ món quà nào, hãy áp dụng 7 bước bên trên, hoặc dành 5 giây để kéo mail vào primary boxbấm yes như clip dưới.

fususu, thay đổi bản thân, cải thiện trí nhớ, cách học tiếng anh hiệu quả, câu nói hay, châm ngôn hay, mẹo hay, phát triển bản thân

Suy cho cùng, kết quả cuộc đời là do thói quen mỗi ngày của bạn, và những thói quen thú vị trong Blog này sẽ thực sự phát huy sức mạnh nếu như bạn rèn luyện được nó. Trải qua nhiều năm nghiên cứu về xây dựng thói quen, tôi đã đúc rút những kinh nghiệm xương máu trong sách Thay Thói Quen Đổi Cuộc Đời và sổ tay cuả Người Thành Công.

Click để cài đặt app di động

Cuốn sách độc đáo này sẽ giúp bạn trị tật “thay đổi chỉ được vài hôm”, tạo dựng bất cứ thói quen nào bạn mong muốn, xóa bỏ những thói quen xấu đeo bám dai dẳng. Thứ 2, 3, 4, 5, 6, 7, CN, làm gì có thứ nào là “thứ mai”? Trước khi quá muộn, trước khi căn bệnh “để mai làm” tái phát, hãy tìm hiểu thêm hoặc tải bản đọc thử bạn nhé!

Click để Download

P.s. Hiện đang có chương trình tặng bộ Audio độc đáo giúp ngủ ngon hơn, thành công hơn kèm sách. Bạn cũng có thể đọc thêm các cảm nhận thực tế về sách tại đây để hiểu hơn sách sẽ giúp bạn như thế nào.

Mong tin tốt lành!
Fususu - Nguyễn Chu Nam Phương

237 Câu hỏi

237 Câu hỏi & Trả lời từ Fususu



Trả lời

Your email address will not be published. Required fields are marked *

  1. nguyen van vinh says:

    bài viết rất hữu ích, cảm ơn tác giả!

  2. Huyền says:

    Em chuẩn bị Lên lớp 12 có dự định thi khối D mà trình độ tiếng anh Của e k tốt lắm. Em mới nghe tin là thi khối D tiếng anh Nhân hệ số 2 ,làm e vô cùng lo lắng. Em gặp vấn đề nhiều nhất về khoản từ vựng. Em đã thử qua nhiều cách nhưng vẫn không hiệu quả. Có biện pháp hay lời khuyên gì cho em k ạ?! Em cảm ơn

  3. Phạm Đờ Gol says:

    Chào bạn mình đã chuyển khoản mua link tiếng anh du kích pro nhưng lại quên ghi nội dung chuyển khoản theo yêu cầu là #32640-tigoltd08@gmail.com. Có hình chụp lại đã chuyển thì có bị lỗi link down không bạn ? Giờ mình phải làm sao?. Sorry vì sự thiếu sót này

  4. Trang says:

    Bài viết bổ ích quá ạ ^^!

  5. Xuân says:

    cảm ơn anh. nó rất hay và bổ ích cho em

  6. Bùi Thị Thuý says:

    Nó ở trang 1 bài số 2

  7. V says:

    Dạ nó ở trang 1,bài số 8

  8. An Đăng Huy says:

    em thấy có người đưa nguyên bài viết này của anh Fususu lên web khác. Như thế có phải là vi phạm bản quyền không anh Fususu ???

    • Mr.Susu says:

      Nếu đưa mà ko dẫn nguồn từ fususu.com thì là vi phạm em nhé. Em copy cho anh link trang đó vào đây với.

  9. Thuý says:

    Dạ nó ở trang 1 bài số 2

  10. Thuý says:

    Dạ . Trang 1 ,bài số 2 ạ

  11. V says:

    Dạ chào anh .Nó ở trang 1, bài thứ 2 ạ .

  12. thu says:

    ở trang 1 , bài thứ 4 đó Fususu.

  13. Mai says:

    tuyệt vời !

  14. thuy says:

    Anh Phương ơi cho em hỏi lam sao để học tiếng anh 30 phút mỗi ngày hiệu quả ạ
    p/s: e bị mất gốc

  15. Linh says:

    Anh Phương ơi, em phải làm sao để học Tiếng Anh một cách hiệu quả nhất với 15′ mỗi ngày ạ?
    p/s: e đang ở trình độ intermediate 3

  16. Hòa says:

    ở trang 1 của google rồi đấy.

  17. pham nhung says:

    rất bổ ích ạ! em cảm ơn.


Bạn dùng smartphone?
Bấm để thử App của Susu nhé!