83113 views |
Cách viết Email để hiệu quả và… không bị ăn mắng...
“Chị rất thích các email của em.” Đó là lời khen mà tôi nhận được từ hồi mới đi làm, có lẽ nhờ biết cách viết Email mà sếp chưa bao giờ mắng tôi trong suốt mấy năm trời, và cũng trao cho nhiều trọng trách. Giờ thì tôi đã làm tự do, không có ai quản, song việc nhận và viết email thì vẫn đều như cơm bữa.
Blog này sẽ bật mí một vài cách viết email hiệu quả, song tất nhiên cũng không gì là đảm bảo 100%, bạn vẫn sẽ bị ăn mắng nếu viết email vô cùng chuyên nghiệp, nhưng lại gửi nhầm địa chỉ. Song ít nhất, thì không ai sẽ phàn nàn được về sự chu đáo và cách xử lý email của bạn.
Cách viết Email #1
Tiêu đề mail, thứ hay bị bỏ qua nhất
Các cụ nói: Miếng trầu mở đầu câu chuyện, tôi nói: Tiêu đề mail sẽ mở đầu hoặc kết thúc câu chuyện của bạn ngay lập tức. Nhưng đây lại là thứ, mà nhiều bạn hay bỏ qua nhất. Thi thoảng, tôi vẫn nhận được các email gửi cho mình với tiêu đề “no subject” (không chủ đề)
Việc quên tiêu đề không những gây khó chịu cho người đọc vì chẳng biết email đó nói về cái gì, mà còn gây khó khăn khi tìm kiếm. Nếu cách đây 3 năm, bạn gửi tài liệu ABC cho chị XYZ với tiêu đề vỏn vẹn hai chữ: “gửi chị”, tôi đảm bảo bây giờ bạn sẽ không thể tìm ra nổi Email đó, song nếu bạn đặt tiêu đề “gửi chị tài liệu ABC” thì mọi chuyện sẽ khác.
Tiêu đề email có thể ví như một nụ cười, nó sẽ làm nên ấn tượng đầu tiên của bạn. Để áp dụng cách viết Email này, bạn hãy tạo ra một tiêu đề làm sao tóm tắt được nội dung Email trong một câu duy nhất. Cách này vừa giúp người đọc nhận biết mức độ quan trọng của Email, vừa giúp cho việc tìm kiếm lại Email sau này trở nên dễ dàng hơn.
Cách viết Email #2
Nội dung mail, đừng mắc bẫy tâm sự
Đầu xuôi, đuôi lọt. Điều này đúng với một bé tinh nghịch, khi đã thò đầu ra khỏi song sắt cửa sổ, thì sẽ dễ dàng đưa cả người qua, dù thân nó có dài phi lý tới vài mét đi chăng nữa. Email thì khác, tiêu đề mail quyết định người ta có muốn mở Email của bạn hay không, còn độ dài của Email sẽ quyết định xem người ta muốn đọc tiếp tới mức nào.
Với phần nội dung, thì cách viết Email hiệu quả là đừng viết quá dài. Kể cả bạn là sếp tổng, thì sau khi trút hết bầu tâm sự dài 3 trang vào email, sẽ không có gì đảm bảo rằng mọi người đều sẽ đọc hết.
Trong môi trường làm việc, Email không phải là một công cụ để trút bầu tâm sự. Mà chắc là chỉ có “sự” thôi, chứ khó mà có “tâm” trong đó lắm. Vì ít ai đọc mail, mà lại không mở kèm Facebook, hoặc một loạt những thứ gây xao lãng khác. Tôi thấy Email thường dùng cho ba thứ sau là hiệu quả nhất.
- Gửi tài liệu: Nội dung mail có thể nói sơ qua về tài liệu, và các lưu ý dành cho người nhận.
- Đặt lịch hẹn: Nội dung mail lúc này là mục tiêu cuộc họp, ngày giờ, địa điểm, các lưu ý khi họp.
- Biên bản họp: Lời nói gió bay, hãy tóm những ý chính của cuộc họp, gửi kèm file biên bản chi tiết.
Nếu muốn trao đổi công việc, thì bạn nên sử dụng các công cụ Chát trực tiếp, vấn đề sẽ được giải quyết nhanh hơn. Nếu viết Email xin việc, nội dung mail cũng nên ngắn gọn và gửi đính kèm CV và thư xin việc chi tiết, được thiết kế đẹp, chứ không nên copy nội dung dài vào email.
Cách viết Email #3
Lời chào & chữ ký trong mail
Cha mẹ sinh con, trời sinh tính. Google sinh mail, bạn sinh ra cách viết email. Lời chào và chữ ký trong mail là hai thứ sẽ làm nên phong cách riêng của bạn, tạo ra ấn tượng tốt với người đọc.
Lời chào: Đây là câu đầu tiên trong nội dung mail.
Đôi khi một dòng “Gửi chị Sung,” hoặc “Dear anh Sướng,” thôi cũng đã làm cho người đọc mail cảm thấy Sung Sướng rồi. Ai mà không thích tên mình được gọi lên chứ?
Bạn có thể tham khảo vài lời chào dưới đây:
- Lịch sự: Xin chào Nam, Dear Phương
- Thân thiện: Hi Hoàng, Gửi Hậu
- Khác biệt: Bạn còn thở chứ, Fususu?
Lời chúc: Đây là câu cuối của nội dung mail.
Nếu để ý, bạn sẽ thấy trong hầu hết các bài viết của tôi (và cả mail nữa), thường xuất hiện “Mong tin tốt lành!”. Ngoài vai trò là một lời chúc phúc hậu, nó còn tạo “áp lực tích cực” giúp người nhận cố gắng để báo lại tin tốt lành cho tôi.
Bạn có thể tham khảo một vài lời chúc dưới đây:
- Lịch sự: Trân trọng,
- Thân thiện: Thân ái,
- Khác biệt: Ngủ sung mơ sướng nhé!
Chữ ký: Với Email công ty, thường là sẽ bị quy định chữ ký, bạn có thể dùng lời chúc bên trên (ai cấm nhỉ?) nhưng nếu bạn toàn quyền làm chủ chữ ký, thì đây là cơ hội để người khác tìm hiểu thêm về bạn.
Bạn có thể đưa các thông tin sau vào chữ ký để tạo ấn tượng:
- Một câu châm ngôn bạn yêu thích
- Link một vài website hay dự án của bạn
- Thông tin liên lạc khác của bạn (ngoài điện thoại, mail)
- Một câu hỏi lạ. Vd. “Sẽ ra sao nếu không ai biết đếm?”
Bên cạnh đó, nếu công việc của bạn đòi hỏi phải viết Email thường xuyên, thì chắc chắn sẽ khó mà trả lời hết tất cả các email cùng một lúc. Do vậy, có một bí quyết giúp bạn phân loại Email để xử lý chúng rất hiệu quả mà tôi học hỏi từ tỉ phú Brian Tracy.
Đơn giản là bạn tạo ra các nhãn (label) trên Email, và mỗi lần nhận mail thì đừng trả lời vội mà hãy tập thói quen phân loại chúng trước đã. Bạn có thể phân loại thủ công, hoặc Gmail giờ cũng hỗ trợ bạn phân loại tự động (chức năng Filter theo từ khóa, theo địa chỉ gửi mail, v.v…)
- A – Quan trọng và gấp. Với những mail này thì trả lời càng sớm càng tốt.
- B – Quan trọng, nhưng không gấp. Bạn có thể trả lời là bạn sẽ đọc kỹ và phản hồi họ vào lúc nào đó (do bạn sắp xếp)
- C – Trả lời thì tốt, không trả lời cũng chưa sao. Những mail này thì lúc nào rảnh bạn hãy trả lời.
- D – Người khác sẽ trả lời tốt hơn bạn. Vậy thì sao không chuyển tiếp (forward) cho họ?
- E – Thông tin không liên quan (quảng cáo v.v….) Cách tốt nhất không phải là xóa, mà là mở nó ra, kéo xuống dưới cùng và bấm nút “unsubscribe” (ngừng nhận tin), nếu không thấy thì hẵng bấm spam.
Sau khi phân loại xong, bạn hẵng trả lời. Một thói quen cực đơn giản, song chắc chắn sẽ biến bạn trở thành một người không chỉ biết cách viết Email hiệu quả, mà còn giúp bạn trở thành một người quản lý thời gian tốt hơn, và nâng cao năng suất làm việc của bạn lên gấp bội phần đấy.
Để không lỡ những mail quan trọng
Hãy hình dung, bạn mới đi du lịch về. Sếp gặp bạn với mặt nghiêm trọng. “Chơi vui quá nhỉ, không thấy reply mail XYZ của anh?”
Bạn bần thần cả người, “Ơ, em có thấy sếp gửi gì đâu? Tưởng sếp thả em đợt du lịch này?”
“Ai bảo thế? Nhìn đây này!”
Sếp cho bạn xem hòm email của sếp. Ở phần thư đã gửi (email sent) đúng là có một email được gửi tới địa chỉ của bạn với nội dung khá quan trọng.
Bạn lập tức vào mail, search nội dung mail đó nhưng không hiểu nó đã chạy đâu rồi. Chỉ cho tới khi một đồng nghiệp mỉm cười, và ngỏ ý muốn giúp bạn.
Ở mục tìm kiếm, cô ấy gõ chữ “from: myboss@gmail.com” và enter. Thật kỳ diệu, cái email đó đã hiện ra! Sau đó, cô bé tốt bụng ấy đã hướng dẫn một mẹo tuyệt vời.
Đó là :
- Sau khi search “from:myboss@gmail.com” thì bấm nút more
- Chọn create filter, chọn tiếp create filter with this search
- Tick vào skip inbox và apply Label
- Có thể tick thêm “also apply filter to matching…”
- Chọn choose label, create new label
- Gõ “my boss”
- Enter !
Lập tức sau đó tất cả những mail đã nhận, và sẽ nhận trong tương lai từ địa chỉ email sếp sẽ được đưa vào một mục riêng ở góc trái tương tự như inbox có tên “my boss” và bạn sẽ không bao giờ lỡ mất email nào cả.
Chú ý: Nếu bạn vừa muốn thư xuất hiện trong inbox, vừa muốn xuất hiện trong mục riêng… thì chỉ cần đừng tích vào cái skip inbox là được nhé.
Hướng dẫn check email từ Fususu nếu bồ câu đưa mail bay lạc.
Thường thì sau khi bạn điền Email nhận quà, 99.99% bồ câu đã bay tới hòm mail của bạn. Song có thể bị bộ lọc của Gmail làm email thất lạc. Lúc đó bạn có thể thử thêm các cách dưới đây:
1 – Check kỹ mục All mail/Spam/Promotion/Trash Tab (Đặc biệt với Gmail).
2 – Gõ vào mục tìm kiếm From:FuSuSu hoặc From:admin@fususu.com hoặc From:order@fususu.com
3 – Kiểm tra xem Email bạn nhập đã đúng chưa, có thể nhấn F5 (refresh) để nhập lại.
4 – Nếu bạn đã từng Unsubscribe thì bạn có thể Active lại theo hướng tại đây.
5 – Nếu thử các cách trên không được, hãy comment ngay bên dưới Blog bạn mà đã điền Email để được Ad hỗ trợ.
Theo thống kê trên hệ thống gửi Email của Fususu vào thời điểm viết Blog này, thì có tới 70% số người đã nhận được Email mà không biết mình đã nhận, tôi không muốn bạn nằm trong số đó và bỏ lỡ nhiều quà tặng thú vị.
Lý do là nhiều người đăng ký, nên tôi buộc phải đầu tư hệ thống gửi email, tuy tiện lợi song thường bị gmail lọc vào tab promotion (quảng cáo). Do vậy, nếu bạn không muốn lỡ bất cứ món quà nào, hãy áp dụng 7 bước bên trên, hoặc dành 5 giây để kéo mail vào primary box và bấm yes như clip dưới.
|
|
00:00 | / | 00:00 |
|
Mong tin tốt lành!
Fususu – Nguyễn Chu Nam Phương
(Đã ký lên màn hình từ một bãi biển xinh đẹp, ngày )
Tái bút. Nếu thấy hay, hãy "tài trợ cảm hứng" cho Fususu tiếp tục sáng tạo bằng một thử thách nho nhỏ: Hãy Google từ khóa cách viết email hoặc cách viết email fususu, tìm bằng được Blog này, bấm vào đó quay lại đây để comment vị trí. Cảm ơn bạn lắm lắm!
Suy cho cùng, kết quả cuộc đời là do thói quen của bạn mỗi ngày, mọi thứ bạn biết sẽ chỉ giúp bạn thành công khi bạn biến chúng thành thói quen. Nói thì dễ, làm toàn quên, hoặc trì hoãn. Đã bao lần bạn hào hứng để thay đổi, rồi song cuối cùng đâu lại vào đấy?
Sau hơn 10 năm vật lộn với việc thay đổi bản thân, hết lần thề này tới thốt lần khác. Cuối cùng tôi cũng tìm thấy câu trả lời. Đó là một sai lầm lớn mà tôi, cũng như hầu hết mọi người đều mắc phải khi thay đổi bản thân.
Thứ 2, 3, 4, 5, 6, 7, CN, làm gì có thứ nào là “thứ mai”? Trước khi quá muộn, trước khi căn bệnh “để mai làm” tái phát, hãy khám phá ngay bí quyết thay đổi bản thân không phụ thuộc động lực, tạo bất cứ thói quen nào bạn muốn, hoặc xóa bỏ thói quen xấu đeo bám dai dẳng bạn nhé.
| ĐỌC THỬ EBOOK » | XEM SÁCH GIẤY » |
262 thoughts on “Cách viết Email để hiệu quả và… không bị ăn mắng”
Wow, đã có (262) Awesome Comments!
mail trên trang web điện thoại không tạo được thì làm thế nào ạ?
Ý bạn là tạo tài khoản email hay sao?
Tạo file ạ(Ko tạo được email,sao em reply được :-) )
Em muốn tạo file gì? Ad vẫn chưa hiểu? Email thì em có rồi còn gì? Ko phải là hvn7103@gmail.com hay sao?
Ý em là trong mục :Để không lỡ những mail quan trọng.
Em không làm được bước 2 thì làm thế nào ạ
Em có thể đơn giản là kéo email vào inbox (primary) là được nhé ^^!
Anh fususu ƠiTrong gmail anh gửi:”Đã ký lên màn hình từ một bãi biển xinh đẹp” là thế nào ạ?
Câu đó cho vui vui thôi.
Thư thì ký tên ở cuối.
Email thì ký trên màn hình chứ đâu.
Anh ơi cho em hỏi, sau khi em bấm vào more thì nó không hiện “cre?ate filter” thì phải làm sao ạ
Em có thấy chữ “filter message like these” ko? cứ có filter là được nhé.
Sắp thi tuyển sinh mà đầu óc em cứ cứ đâu lúc nào cũng lơ lửng học janh chả ra gì em không biết phải làm sao nữa?
Em đọc bài này và thực hành nhé –> https://fususu.com/matatru
bài viết rất hữu ích, cảm ơn tác giả!
Em chuẩn bị Lên lớp 12 có dự định thi khối D mà trình độ tiếng anh Của e k tốt lắm. Em mới nghe tin là thi khối D tiếng anh Nhân hệ số 2 ,làm e vô cùng lo lắng. Em gặp vấn đề nhiều nhất về khoản từ vựng. Em đã thử qua nhiều cách nhưng vẫn không hiệu quả. Có biện pháp hay lời khuyên gì cho em k ạ?! Em cảm ơn
Em đọc bài này chưa? https://fususu.com/1000w
Chào bạn mình đã chuyển khoản mua link tiếng anh du kích pro nhưng lại quên ghi nội dung chuyển khoản theo yêu cầu là #32640-tigoltd08@gmail.com. Có hình chụp lại đã chuyển thì có bị lỗi link down không bạn ? Giờ mình phải làm sao?. Sorry vì sự thiếu sót này
Mình đã gửi link lại và gửi quà tặng cho bạn rồi nhé, cám ơn bạn đã ủng hộ nha!