Cách viết Email để hiệu quả và… không bị ăn mắng...

Bên cạnh đó, nếu công việc của bạn đòi hỏi phải viết Email thường xuyên, thì chắc chắn sẽ khó mà trả lời hết tất cả các email cùng một lúc. Do vậy, có một bí quyết giúp bạn phân loại Email để xử lý chúng rất hiệu quả mà tôi học hỏi từ tỉ phú Brian Tracy.

Đơn giản là bạn tạo ra các nhãn (label) trên Email, và mỗi lần nhận mail thì đừng trả lời vội mà hãy tập thói quen phân loại chúng trước đã. Bạn có thể phân loại thủ công, hoặc Gmail giờ cũng hỗ trợ bạn phân loại tự động (chức năng Filter theo từ khóa, theo địa chỉ gửi mail, v.v…)

• A – Quan trọng và gấp. Với những mail này thì trả lời càng sớm càng tốt.
• B – Quan trọng, nhưng không gấp. Bạn có thể trả lời là bạn sẽ đọc kỹ và phản hồi họ vào lúc nào đó (do bạn sắp xếp)
• C – Trả lời thì tốt, không trả lời cũng chưa sao. Những mail này thì lúc nào rảnh bạn hãy trả lời.
• D – Người khác sẽ trả lời tốt hơn bạn. Vậy thì sao không chuyển tiếp (forward) cho họ?
• E – Thông tin không liên quan (quảng cáo v.v….) Cách tốt nhất không phải là xóa, mà là mở nó ra, kéo xuống dưới cùng và bấm nút “unsubscribe” (ngừng nhận tin), nếu không thấy thì hẵng bấm spam.

Sau khi phân loại xong, bạn hẵng trả lời. Một thói quen cực đơn giản, song chắc chắn sẽ biến bạn trở thành một người không chỉ biết cách viết Email hiệu quả, mà còn giúp bạn trở thành một người quản lý thời gian tốt hơn, và nâng cao năng suất làm việc của bạn lên gấp bội phần đấy.

 Để không lỡ những mail quan trọng

Hãy hình dung, bạn mới đi du lịch về. Sếp gặp bạn với mặt nghiêm trọng. “Chơi vui quá nhỉ, không thấy reply mail XYZ của anh?”

Bạn bần thần cả người, “Ơ, em có thấy sếp gửi gì đâu? Tưởng sếp thả em đợt du lịch này?”

“Ai bảo thế? Nhìn đây này!”

Sếp cho bạn xem hòm email của sếp. Ở phần thư đã gửi (email sent) đúng là có một email được gửi tới địa chỉ của bạn với nội dung khá quan trọng.

Bạn lập tức vào mail, search nội dung mail đó nhưng không hiểu nó đã chạy đâu rồi. Chỉ cho tới khi một đồng nghiệp mỉm cười, và ngỏ ý muốn giúp bạn.

Ở mục tìm kiếm, cô ấy gõ chữ “from: myboss@gmail.com” và enter. Thật kỳ diệu, cái email đó đã hiện ra! Sau đó, cô bé tốt bụng ấy đã hướng dẫn một mẹo tuyệt vời.

Đó là :

1. Sau khi search “from:myboss@gmail.com” thì bấm nút more
2. Chọn create filter, chọn tiếp create filter with this search
3. Tick vào skip inbox và apply Label 
4. Có thể tick thêm “also apply filter to  matching…”
5. Chọn choose label, create new label
6. Gõ “my boss”
7. Enter !

Lập tức sau đó tất cả những mail đã nhận, và sẽ nhận trong tương lai từ địa chỉ email sếp sẽ được đưa vào một mục riêng ở góc trái tương tự như inbox có tên “my boss” và bạn sẽ không bao giờ lỡ mất email nào cả.

Chú ý: Nếu bạn vừa muốn thư xuất hiện trong inbox, vừa muốn xuất hiện trong mục riêng… thì chỉ cần đừng tích vào cái skip inbox là được nhé.

Hướng dẫn check email từ Fususu nếu bồ câu đưa mail bay lạc.

Thường thì sau khi bạn điền Email nhận quà, 99.99% bồ câu đã bay tới hòm mail của bạn. Song có thể bị bộ lọc của Gmail làm email thất lạc. Lúc đó bạn có thể thử thêm các cách dưới đây:

1 – Check kỹ mục All mail/Spam/Promotion/Trash Tab (Đặc biệt với Gmail).
2 – Gõ vào mục tìm kiếm From:FuSuSu hoặc From:admin@fususu.com hoặc From:order@fususu.com
3 – Kiểm tra xem Email bạn nhập đã đúng chưa, có thể nhấn F5 (refresh) để nhập lại.
4 – Nếu bạn đã từng Unsubscribe thì bạn có thể Active lại theo hướng tại đây.
5 – Nếu thử các cách trên không được, hãy comment ngay bên dưới Blog bạn mà đã điền Email để được Ad hỗ trợ.

Theo thống kê trên hệ thống gửi Email của Fususu vào thời điểm viết Blog này, thì có tới 70% số người đã nhận được Email mà không biết mình đã nhận, tôi không muốn bạn nằm trong số đó và bỏ lỡ nhiều quà tặng thú vị.

Lý do là nhiều người đăng ký, nên tôi buộc phải đầu tư hệ thống gửi email, tuy tiện lợi song thường bị gmail lọc vào tab promotion (quảng cáo). Do vậy, nếu bạn không muốn lỡ bất cứ món quà nào, hãy áp dụng 7 bước bên trên, hoặc dành 5 giây để kéo mail vào primary box và bấm yes như clip dưới.