Đừng để đánh giá qua mail

How you do anything is how you do everything

Có một lời khen tôi nhớ mãi từ những ngày đầu đi làm, “Chị rất thích cách em gửi mail.” Có lẽ thế, mà sếp chưa bao giờ mắng tôi trong suốt mấy năm trời. Giờ thì tôi đã làm tự do, nhưng việc nhận và gửi mail thì chưa bao giờ kết thúc. Mọi người quanh tôi cũng vậy, ngoài Facebook, thì Email nói chung, hay Gmail nói riêng đã trở thành một phần cuộc sống của nhiều người!

Nói tới Gmail, có cả tấn mẹo trên mạng, song chủ yếu là kỹ thuật. Còn trong bài viết này, bạn sẽ được khám phá một khía cạnh khác: dùng gmail như một nghệ thuật giao tiếp, để không bao giờ… bị mắng. Tất nhiên, không có gì là đảm bảo 100%, bạn vẫn bị ăn mắng nếu viết mail vô cùng chuyên nghiệp, nhưng lại gửi nhầm địa chỉ. Song ít nhất, thì không ai sẽ phàn nàn được về sự chu đáo trong từng câu chữ, cũng như cách bạn xử lý mail hiệu quả.

Tiêu đề mail – thứ hay bị bỏ qua

Các cụ nói miếng trầu mở đầu câu chuyện, Gmail nói tiêu đề mail sẽ mở đầu hoặc kết thúc câu chuyện của bạn ngay lập tức. Nhưng đây lại là nhiều thứ các bạn trẻ hay bỏ qua nhất, nên thi thoảng tôi vẫn nhìn thấy có những email gửi cho mình với tiêu đề “no subject”.

Việc quên tiêu đề không những gây khó chịu cho người đọc vì chẳng biết mail đó nói về cái gì, mà còn gây khó khăn khi tìm kiếm. Nếu cách đây 3 năm bạn gửi tài liệu ABC tới một người với tiêu đề “gửi chị”, đảm bảo bây giờ bạn sẽ cực nhọc tìm kiếm hơn nhiều so với cái tiêu đề “gửi chị tài liệu ABC”

Tiêu đề mail có thể ví như một nụ cười. Khi gặp ai, hãy mỉm cười. Khi viết mail, hãy nhớ có tiêu đề tóm tắt nội dung mail, để giúp người nhận biết mức độ quan trọng, và cũng dễ hơn để bạn tìm kiếm sau này.

Nội dung mail – đừng mắc bẫy tâm sự

Đầu xuôi đuôi lọt. Cái này đúng với một đứa bé thò được đầu ra khỏi song sắt cửa sổ, và sau đó cả người nó sẽ qua. Với email thì câu chuyện lại khác. Tiêu đề mail quyết định người ta có muốn đọc ngay mail của bạn hay không, còn ba câu tiếp theo quyết định người ta muốn đọc tiếp tới mức nào.

Kinh nghiệm xương máu của tôi là email không nên dài quá 400 chữ, trừ phi bạn biết chắc người ta sẽ đọc với những tiêu đề đầy tính khiêu khích như “vĩnh biệt cả nhà…”, “lời cuối cho em…”, “không đọc đừng hòng là bạn…” và kể cả bạn là sếp, sau khi viết một cái mail dài ngoằng, thì kiểu gì cũng sẽ có người đọc sót, hoặc thậm chí không đọc.

Do đó, với tôi thì nên dùng gmail cho những mục đích sau thì sẽ hiệu quả hơn:

  1. Gửi tài liệu: nội dung mail có thể nói sơ qua về tài liệu, và các lưu ý dành cho người nhận.
  2. Đặt lịch hẹn: nội dung mail lúc này là mục tiêu cuộc họp, ngày giờ, địa điểm, các lưu ý khi họp.
  3. Biên bản họp: lời nói gió bay, nên hãy tóm những ý cơ bản của cuộc họp với file biên bản đính kèm.

Nếu muốn trao đổi công việc, bạn nên dùng email trong những lần đầu tiên, còn nên hướng tới các công cụ chát, hoặc trao đổi trực tiếp sẽ chốt được vấn đề nhanh hơn.

đừng để nội dung mail quá dài bạn nhé!

Gửi thư tâm sự thì sao? Kinh nghiệm là “tâm sự” mà dùng mail thì chỉ có “sự” thôi, chứ khó mà có “tâm” trong đó lắm. Vì ít ai đọc mail, mà lại không mở kèm Facebook, hoặc một loạt những thứ gây xao lãng khác.

Lời chào & chữ ký trong mail

Cha mẹ sinh con, trời sinh tính. Google sinh mail, bạn sinh phong cách dùng mail. Có mấy thứ sau có thể làm nên phong cách riêng cho email của bạn.

Lời chào: Đây là câu đầu tiên trong nội dung mail. Đôi khi một dòng “Gửi chị Sung,” hoặc “Dear anh Sướng,” thôi cũng đã làm cho người đọc mail cảm thấy Sung Sướng rồi. Ai mà không thích tên mình được gọi chứ? Bạn có thể tham khảo một vài lời chào dưới đây:

  • Xin chào Nam, Dear Phương (lịch sự)
  • Hi Hoàng, Gửi Hậu (thân thiện)
  • Thân chào Fu (lãng mạn)
  • Còn sống không Susu? (khác biệt)

Lời chúc: Đây là câu cuối của nội dung mail. Nếu để ý, bạn sẽ thấy trong hầu hết các bài viết của tôi (và cả mail nữa), thường xuất hiện “Mong tin tốt lành!”. Ngoài việc chúc, nó còn “áp lực” giúp người nhận cố gắng để báo lại tin tốt. Bạn có thể tham khảo một vài lời chúc dưới đây:

  • Trân trọng, (lịch sự)
  • Thân ái, (thân thiện)
  • Hạnh phúc luôn bên bạn, (lãng mạn)
  • Ngủ sung mơ sướng nhé, (khác biệt)

Chữ ký: Mail công ty thường bị quy định chữ ký, bạn có thể dùng lời chúc bên trên (ai cấm nhỉ?) nhưng nếu bạn toàn quyền làm chủ chữ ký, thì đây là cơ hội để người khác tìm hiểu thêm về bạn. Bạn có thể đưa các thông tin sau vào chữ ký để tạo ấn tượng:

  • Một câu châm ngôn bạn yêu thích
  • Link một vài website hay dự án của bạn
  • Thông tin liên lạc khác của bạn (ngoài điện thoại, mail)
  • Một câu hỏi lạ. Vd. “Sẽ ra sao nếu không ai biết đếm?”

Xử lý mail – cũng phải có chiến thuật

Nếu công việc của bạn đòi hỏi phải dùng mail thường xuyên, thì chắc chắn sẽ khó mà trả lời hết tất cả các email cùng một lúc. Do vậy, tôi phân loại mail theo hệ thống ABCDE (cũng gần giống quản lý thời gian vậy, nên tôi mới có câu châm ngôn của T.Harv Ecker ngay đầu tiên 🙂

quản lý mail cũng giống quản lý thời gian

Quản lý Email cũng có nhiều nét tương tự như quả lý thời gian. Bạn có thể tham khảo bộ sách nâng cao hiệu suất công việc của Brian Tracy tại đây (và đừng bỏ qua cuốn Ăn Con Ếch nhé)

A – Quan trọng và gấp. Với những mail này thì trả lời càng sớm càng tốt.

B – Quan trọng, nhưng không gấp. Bạn có thể trả lời là bạn sẽ đọc kỹ và phản hồi họ vào lúc nào đó (do bạn sắp xếp)

C – Trả lời thì tốt, không trả lời cũng chưa sao. Những mail này thì lúc nào rảnh hẵng trả lời.

D – Người khác sẽ trả lời tốt hơn bạn. Vậy thì sao không chuyển tiếp (forward) cho họ và bạn rảnh tay?

E – Thông tin không liên quan (quảng cáo v.v….) Cách tốt nhất không phải là xóa, mà là mở nó ra, kéo xuống dưới cùng và bấm nút “unsubscribe” (ngừng nhận tin), nếu không thấy thì hẵng bấm spam.

Để không lỡ những mail quan trọng

Hãy hình dung, bạn mới đi du lịch về. Sếp mặt nghiêm trọng, “Chơi vui quá nhỉ, không thấy reply mail XYZ của anh?”

Bạn bần thần cả người, “Ơ, em có thấy sếp gửi gì đâu? Tưởng sếp thả em đợt du lịch này?”

“Ai bảo thế? Nhìn đây này!”

Sếp cho bạn xem hòm mail của sếp. Ở phần thư đã gửi (mail sent) đúng là có một mail được gửi tới địa chỉ của bạn với nội dung khá quan trọng.

Bạn lập tức vào mail, search nội dung mail đó nhưng không hiểu sao không thấy. Chỉ cho tới khi một đồng nghiệp mỉm cười, và ngỏ ý muốn giúp bạn.

Ở mục search, cô ấy gõ chữ ”from: myboss@gmail.com” và enter. Thật kỳ diệu, cái mail đó đã hiện ra! Sau đó cô bé tốt bụng ấy đã hướng dẫn một mẹo tuyệt vời. Đó là :

  1. Sau khi search “from:myboss@gmail.com” thì bấm nút more
  2. Chọn create filter, chọn tiếp create filter with this search
  3. Tick vào skip inboxapply Label
  4. Có thể tick thêm “also apply filter to XX matching…”
  5. Chọn choose label, create new label
  6. “my boss”
  7. Enter !

các bước tạo filter cho mail :)

Lập tức sau đó tất cả những mail đã nhận, và sẽ nhận trong tương lai từ sếp sẽ được đưa vào một mục riêng ở góc trái tương tự như inbox, điều khác là có cái tên “my boss” và bạn sẽ không bao giờ lỡ mất mail nào cả.

Nếu bạn hay theo dõi blog này, và lâu lâu rồi không thấy tôi gửi mail. Thì ngay bây giờ, bạn hãy thử vào gmail, search “from:namphuong@fususu.com” mà xem, tôi tin là bạn sẽ ngạc nhiên vì đã bỏ lỡ khá nhiều món quà thú vị  rồi đấy. Theo thống kê trên hệ thống mail gần nhất tôi gửi, thì có tới 80% người đã nhận được mail mà không biết mình đã nhận, tôi không muốn bạn nằm trong số đó! (và bạn cũng muốn vậy mà!)

Bonus: Nếu bạn mãi chưa tìm được mail nào đó, thì tuyệt chiêu cuối cùng là gõ lệnh is:unread ở mục search để gmail liệt kê tất cả những mai bạn chưa đọc và tìm nhé!

thật buồn cho 80% những người nhận mà ko biết mình nhận được...

Lý do là nhiều người đăng ký, nên tôi buộc phải đầu tư hệ thống gửi mail từ domain riêng (fususu.com) – hệ thống này tuy tiện lợi, phục vụ được nhiều người, song thường bị google tưởng là mail quảng cáo và đưa vào tab promotion. Do vậy, nếu bạn không muốn lỡ bất cứ món quà nào, hãy áp dụng 7 bước đơn bên trên, hoặc dành 5 giây để kéo mail vào primary boxbấm yes như clip bên dưới.

Ngoài ra, còn một mẹo nhỏ nữa là bạn hãy add mail của người đó vào contacts, thì mail của họ sẽ không bao giờ rơi vào mục spam 🙂

59 Comments

59 Awesome Comments



Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

  1. nguyễn thị hồng trang says:

    Trí tưởng tượng rất phong phú

  2. bông hồng xanh says:

    thứ mình cần thì đã thấy mà lấy được hay không thì là chuyện khác

  3. nhật says:

    người cần anh giúp diệt tính trì hoãn và ko xđ đc hành đông đưa đến mục tiêu ^^

  4. Hà Nội says:

    Tôi sắp có thêm một cộng đồng 🙂

  5. Nghệ An says:

    Nếu lỡ tạo sai thì hủy nó thế nào hả Fususu. Cảm ơn nhiều

  6. Nịnh Thu Thảo says:

    Thực sự rất hay và ý nghĩa. Cảm ơn anh rất nhiều

  7. TRƯƠNG HOÀNG GIANG says:

    rất ý nghĩa, mình có thêm nhiều động lưc.

  8. Phạm Hoàng Kim Uyên says:

    Nó rất ý nghĩa, rất hay và bổ ích

  9. Vũ Phương Đông says:

    Thật tuyệt vời, đúng thứ mình cần! Cảm ơn Nam Phương nhiều!

  10. phạm thiên says:

    Thank ad nhìu đã cho em thêm quyết tâm thay đổi

  11. Star hạng A says:

    Anh ơi thực sự cảm ơn anh nhiều lắm <3 anh đã giúp em rất nhiều, và em cũng không biết phải cảm ơn anh thế nào cho hết <3 Loveeee youuuu muchhhh FUSUSU

  12. Trần văn Hưởng says:

    Cảm ơn Fususu! Bài viết rất hay! Rất vui được làm quen với Fususu!
    Thanks!
    Trân trọng! Hưởng!

  13. Nguyen Thi Sen says:

    Cam on ban, bai chia se y nghia

  14. Trần Ngọc Linh Đan says:

    rất hay ạ

  15. Trần Ngọc Linh Đan says:

    hay zậy nek

  16. đào cảm thơ says:

    em đã tìm nhưng không thấy dòng more

    • Phương Sung Sướng says:

      À đơn giản nhất là em thực hiện theo clip cuối cùng ấy, kéo email vào hòm primary ^^!

  17. đào cảm thơ says:

    chị có thể hướng dẫn em cách nhận thư từ fuusu ko ạ

  18. Hoàng thị lương says:

    Em cảm ơn chia sẻ của a ạ. Nó thật tuyệt vời

  19. Thuỷ says:

    Em sẽ cố gắng nhiều hơn. Cảm ơn a Thật nhiều

  20. Lê Nguyễn Ngọc Thi says:

    Tất cả nên thay đổi để có sự khởi đầu mới, cảm ơn anh.

  21. thanhtrandang says:

    thank you

  22. Hoàng Thị Trịnh Trịnh says:

    awesome <3

  23. lê dương says:

    anh ơi anh hay ho quá

  24. thái says:

    Thanks for you!

  25. Trần Thị Hương Giang says:

    anh ơi em xài máy tính bàn nên không làm theo hướng dẫn được

  26. Hồ Thị Cẩm Tú says:

    anh ơi sao em đã tập luyện đọc nhanh rất nhiều nhưng sao vẫn đọc không được em phải làm sao đây?

    • Phương Sung Sướng says:

      “đọc không được” là sao, em nói rõ hơn đi, khó khăn của em là gì?

  27. Nguyễn thị hồng ngọc says:

    A ơi. Sao e tải file k được ạ

    • Phương Sung Sướng says:

      Em tải file ở bài nào? và gặp lỗi gì? nếu được chụp anh màn hình nhé.

  28. Bùi Thị Ngọc Uyên says:

    Anh ơi!Nếu là trường hợp em đang học lớp 8 và muốn giỏi môn Toán thì anh có biện pháp nào để giúp em ko ạ? Bởi vì e rất ghét toán và e cũng đang rất sợ nó!!

  29. Nguyễn Yến Nhi says:

    A ơi e vào check đi check lại rồi mà không thấy cái mail của A. A xem cho e với được không ạ? thanks a

    • Phương Sung Sướng says:

      Em dùng lệnh search “is:unread from:fususu.com” chưa? Nếu không thấy có thể em gõ nhầm mail roài ^^! Mà em đang cần cái gì?

  30. learning english says:

    a Su ơi!
    e đã để lại mail trong 7 cách học tiếng anh du kích nhưng vẫn chưa nhận được ạ. Nhờ a cho e link ebook được không ạ.
    Cảm ơn a Su

    • Phương Sung Sướng says:

      Em dùng lệnh search is:unread from:namphuong@fususu.com chưa?

  31. Nguyễn Thị Lệ Hằng says:

    Thank you so much

  32. Nguyễn Công Kiên says:

    Thank you so much!

  33. Nguyễn Hữu Hoang says:

    mới biết đến web nhưng chắc chắn sẽ găng bó lâu dài ! Cảm ơn A 🙂

  34. Trần Đức Lương says:

    Thank God ^^

  35. Bùi Thị Hoàng Yến says:

    Tuyệt vời ^^
    Thank you !

  36. Ngọc Ánh says:

    cảm ơn a

  37. Trần Đoàn Thảo Nguyên says:

    cảm ơn anh phương nhiều nhé, thật tuyệt vời 🙂

  38. tran thi linh says:

    thank you

  39. toàn says:

    thank you a nhiều ạ

  40. phú says:

    a ơi e ko biết cái mail ở đâu

  41. Cố lên tôi ơi..! says:

    Em thì hóng cái bí kíp làm sao để có thể tạo ảnh cảm hững cực đẹp như Fususu……. “mấy đứa bạn em mê tít mấy cái ảnh cảm hứng của anh luôn”

Bạn có câu hỏi?